AANNAMES – DON’T DO IT!

Het ergste wat je kunt doen is aannames je denken en doen laten beïnvloeden. Niets is zo gevaarlijk, want wat zijn aannames. Aannames zijn veronderstellingen over (mogelijke toekomstige) situaties, gedachten, motieven en meningen van anderen. Aannames berusten in 9 van de 10 gevallen niet op feiten maar op scenario’s die je hersenen bedenken. Vaak gebeurt dit ook nog op basis van je gemoedstoestand
van dat moment. Aannames – Don’t do it!

Ik wil dit uitleggen aan de hand van een voorbeeld. Jaren geleden werkte ik voor een organisatie waar mij op een gegeven moment werd gevraagd om me in te zetten om een MT-lijst met organisatorische ergernissen op te lossen. Een van de punten op de lijst had te maken met het aanleveren van informatie
voor de periodieke KPI-rapportage. Iedere manager vanaf een bepaald niveau had een aantal kritische
procesindicatoren waarover gerapporteerd moest worden, om zo inzicht te geven waar mogelijke risico’s te verwachten zijn. De KPI-gegevens werden centraal verzameld en omgezet in een rapportage.

Hoe kwam de KPI-rapportage nu op de MT-ergernissenlijst? Een manager had geklaagd over het feit dat hij te veel KPI’s had om over te rapporteren en dat zij niet eens allemaal relevant waren om over te rapporteren. De manager in kwestie had aangenomen dat hij zelf niets te zeggen had over de KPI’s en liet
het onderwerp via zijn MT-lid op de MT-agenda zetten. Als echter eerst navraag was gedaan bij degene die de rapportages maakte, dan was duidelijk geworden dat een manager zelf het beste aan kan geven wat de belangrijkste KPI’s zijn. Kortom, er was helemaal geen ergernis maar een aanname, die leidde tot onnodig geklaag en vergaderen.

Deze aanname had geen consequenties verder. Erger wordt het echter wanneer aannames en emoties elkaar gaan versterken. Dit kan het geval zijn wanneer je een aanname gaat doen over wat iemand van je denkt, of als je gaat proberen te bedenken wat die blik van die ander betekent.

Je kunt jezelf hier helemaal gek mee maken en je zelfvertrouwen kan flinke deuken oplopen op deze manier. Denk maar eens aan een eigen situatie waarin je uit bent gegaan van een aanname. Het beste wat je kunt doen als je jezelf betrapt op een aanname is controleren bij de ander of wat jij denkt klopt.
Het voorkomt een hoop gepieker, ergernissen en verrassingen. Verassingen zijn vooral te verwachten in het geval een aanname gaat over afspraken die gemaakt worden. Dit zie je vaak tijdens projecten. “Ik had
gedacht dat jij dat zou doen” is dan zo’n mooie uitspraak die gedaan wordt. Verwacht je dat een ander iets doet, zegt dat dan en leg het vast.

Het vastleggen is vooral erg nuttig bij functionerings- en beoordelingsgesprekken. Zo weten werkgever en werknemer wat er van elkaar verwacht wordt en kan een eventuele slechte beoordeling nooit als een totale verassing komen.
Het mooiste voorbeeld van hoe aannames een eigen leven gaan leiden, heb ik meegemaakt tijdens overleggen in internationaal verband. In Europa zijn er Euregio’s opgericht waarbinnen grensgebieden met elkaar samenwerken op bijvoorbeeld het gebied van veiligheid, gezondheidszorg, infrastructuur en
economie. Sommige Euregio’s kiezen ervoor om tijdens de periodieke overleggen, de deelnemers in hun eigen taal te laten spreken. Dit betekent dus dat over hetzelfde onderwerp in zowel het Nederlands, Duits
als Frans gesproken kan worden. Aangezien niet iedereen de taal van de andere deelnemers evengoed machtig is, kun je je wel voorstellen wat voor een Babylonische spraakverwarring hier soms kan ontstaan.

Aannames worden gedaan over wat de ander bedoelt en over de acties die zijn afgesproken.
Iedereen doet het, en heel weinig mensen zijn succesvol. Beursspeculanten en scenariobouwers bijvoorbeeld hebben van het doen van aannames hun beroep gemaakt. Mijn advies, als het doen van aannames niet je beroep is – Don’t do it.